公司治理／職能分工 做好內部控制
2021-8-10 台灣食品暨製藥機械工業同業公會2021-08-10 00:23經濟日報 陳清祥
首先分享一個舞弊案例。你是否曾經注意到，在2016年，媒體曾經大幅報導，標題為「美女會計盜2.3億元公款，狂買800個名牌精品包包」的新聞。這是關於一家荷蘭上市公司，它是全球最大自行車集團在台灣的分公司。原先公司設有會計及出納兩個職位，但是後來出納離職，便改由會計兼出納，一個人負責兩項職務。
在報導中，這名女會計因為迷戀名牌精品包，自2013年起，四年內都做假帳，盜領公款高達2.3億元，買了800多件的名牌包包及各式精品。直到後來，公司因為貨款付不出來，查帳後才驚覺資產被掏空。
就此案而言，這家公司沒有建立及落實有效的內部控制，正是嚴重違反了內部控制有關「管錢不管帳」的基本職能分工原則。但如果基於現實人力考量，在經營上還是需要讓會計兼出納的話，由於少了左右制約，因此主管就更要加強覆核及監督，以達成補償性控制程序。
除了「管錢不管帳」是最耳熟能詳的職能分工之外，職能分工還包括了：確定員工沒有執行不當的職能。也就是說，不能讓同一個人或同部門，自始自終全面處理某項交易。
簡言而之，有關於交易的執行、記錄、資產保管及帳務處理等責任，應該分派給不同的個人或部門，來達到彼此制衡及避免執行過程中，發生舞弊或錯誤的機會。
以採購交易為例，從訂購、驗收、貨物的保管及會計記錄，都應該由不同的人來負責。採購部門負責填寫及發出採購單，倉庫人員應負責貨物的驗收和保管、會計人員則應記錄收到的貨物；而在記錄採購前，會計人員還需要確定採購是否經過授權，以及所訂購的貨物已經收到，實務上有依據驗收單入帳。
「職能分工」是內部控制中非常重要的一環，多數公司也都會非常重視。然而，出現舞弊的案例往往來自於對內部控制重視不足，或是子公司、分公司及辦事處等，時常因為人員配置較少，而造成職能分工不當。
雖然在人手充足時，職能分工往往做得比較完善，但在分公司、分支機構等組織中，還是常常面臨人手不足，導致忽略掉了內部控制應有的職能分工，又或者當時空環境改變了，但內部控制制度沒有跟著調整及因應。因此除了管錢不管帳外，這邊我提出建議給你，至少要先掌握以下三點，來達到初步的「職能分工」。
第一點：管錢的人，不可同時保管印鑑章。
第二點：管貨不管錢。
第三點：管貨同時不可管帳。
總結而言，內部控制勢必要靠組織、人員互相牽制、層層覆核等多種方式來確保達成目標。此外，也千萬別以為一切只要做好職能分工就能萬無一失、高枕無憂了。
因為在碰到集體收賄、共謀犯罪等行為時，還是可能會使內部控制制度自行破功，而這也是我們必須多加注意到的內部控制的先天限制。
（作者是中華公司治理協會理事長，摘自一刻鯨選主題課程：「高階經理人必讀，打造A+企業的內控心法10堂課」之財會總裁與你談公司治理守則）
